Журнал регистрации личных дел служащих Журнал Журнал учета заявлений работников. Скачать образец бесплатно. Журнал учета личных дел. Ленар Магсумов. Статус: Пользователь. Сообщений: 11263 Баллов: 1 Регистрация:. Скачать образец бесплатно. Журнал учета личных дел. Для учета и обеспечения сохранности личных дел в организации ведется Журнал регистрации личных дел. Графы для заполнения Журнала регистрации личных дел работников: № записи. Номер личного дела. Дата заведения. Дата закрытия. Ф.И.О., работника. Табельный номер. Причина закрытия личного дела.

Чем предусмотрен и для чего нужен Организация, которая ведет личные дела работников, для удобства их учета заводит соответствующий журнал. Данный документ никаким действующим нормативным актом на уровне федерального и даже регионального законодательства не предусмотрен, поэтому работодатель разрабатывает его форму самостоятельно и утверждает своим приказом или распоряжением. Журнал как таковой упрощает работу с персональными данными работников, которые скомпанованы в подпапки:. вся информация систематизирована;. ее поиск занимает мало времени;. удобно в использовании;.

обеспечивается оптимальный уровень защиты персональных данных от третьих лиц;. в конце концов, выглядит эстетически приятно. Как мы уже сказали, преимущественно данный порядок хранения персональных данных используют на госслужбе, там это обязательно. Поэтому и подход там достаточно серьезный:. документы на уволенных и действующих сотрудников хранятся отдельно друг от друга;.

как правило, хранилище этих документов — отдельная комната или изолированное помещение;. все бумаги и папки помещаются в металлические шкафы, исключающие доступ третьих лиц;. вход в помещение или хранилище имеют только избранные — специально назначенные сотрудники. Это далеко не все. Для знакомства с содержанием своего дела, а госслужащий обязан знакомиться с его содержимым хотя бы раз в год, выделяется отдельное место, как правило, оно находится в хранилище, но, в зависимости от метража и возможностей оганизации, может быть выделено и отдельное помещение.

Это, как уже говорилось, для госов, для всех остальных организаций правила и порядок хранения устанавливает руководство компании, но с одним железным требованием, которое предписывает закон, — персональные данные работников должны охраняться, и режим кофиденциальности нарушать никому не позволено. Журнал учета личных дел работинков, образец которого мы предоставили ниже, используется, как правило, для того, чтобы зафиксировать факт ознакомления с персональными сведениями из того или иного дела конкретным лицом и с конкретной целью. Вообще для этого используют карточку ознакомления, которая хранится в самом деле, но журнал удобнее использовать для проверяющих: сразу видно, как ведется работа на данном участе кадрового делопроизводства в организации. Правила оформления и заполнения Единой формы для ведения журнала регистрации дел не существует.

Можно самостоятельно изменять правила оформления и заполнения. Обычно в него входят графы:.

номер личного дела;. Ф.И.О. Работника;. дата приема (дата оформления личного дела), дата и номер приказа о приеме на работу;. должность;. структурное подразделение;.

дата увольнения (дата закрытия личного дела), дата и номер приказа о прекращении трудового договора с работником (увольнении);. при необходимости можно использовать графу «Примечания». Для быстрого поиска можно дополнительно сделать журнал в виде алфавитной книги с вырубкой справа, закрепив за каждой буквой отдельные страницы.

По первой букве фамилии сотрудника будет легко найти нужную страницу. Обычная тетрадь А4 в клетку с твердой обложкой будет служить вам компасом в многочисленных сейфах с делами. В него достаточно вписать Ф.И.О. Работника и номер дела. Журнал учета личных дел работников (образец).

Журнал регистрации и учета личных дел позволяет регистрировать личные дела сотрудников. Согласно Указу Президента РФ от года №609 обязанность ведения личных дел сотрудников распространяется только на государственные и муниципальные органы власти, однако во многих коммерческих организациях также ведется работа с личными делами сотрудников так как это впоследствии значительно упрощает работу: вся информация систематизирована, и ее поиск занимает минимум времени.

Вид основного раздела журнала: Как оформить личное дело сотрудника? Оформление персонального дела сотрудника начинается с правильного заполнения титульного листа. На данном листе указывается фамилия, имя, отчество сотрудника, дата начала работы в организации (она совпадает с датой оформления дела) и присвоенный номер. Ту 6-21-090502-2-90. Записи выполняются аккуратным почерком, чернилами синего, черного либо фиолетового цвета.

Желательно при внесении информации избегать помарок и исправлений. Далее идет по порядку вся имеющаяся информация на бумажных носителях. Личное дело пополняется документами по мере их поступления в период работы в организации.